Le recrutement d’un salarié au sein de l’entreprise vous oblige à accomplir un certain nombre de formalités. Tour d’horizon
Vous avez trouvé le collaborateur que vous recherchiez.
TPE-PME : quelles sont les principales démarches à accomplir pour finaliser le recrutement et sécuriser juridiquement votre entreprise ?
Il convient de s’organiser au mieux pour ne rien oublier!
- La déclaration préalable à l’embauche
Une déclaration préalable à l’embauche est obligatoire pour chaque salarié nouvellement recruté.
Quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail de votre nouveau salarié, son recrutement nécessite une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf ou, pour un salarié agricole, auprès de la Mutualité sociale agricole (MSA). Une déclaration destinée, notamment, à garantir ses droits (assurance maladie, assurance retraite…) auprès des organismes sociaux et à garantir son suivi médical par un service de santé au travail.
La DPAE doit être effectuée, au plus tôt, 8 jours avant la date prévisible d’embauche du salarié et, au plus tard, au moment de son entrée en fonction. Et ce, soit par télécopie auprès de l’Urssaf (ou de la MSA), soit par voie dématérialisée sur le site Internet Net.entreprises.fr ou le site de l’Urssaf (ou de la MSA). Le formulaire dédié peut également être envoyé par lettre recommandée avec avis de réception à l’Urssaf ou à la MSA au plus tard le dernier jour ouvrable précédant le 1er jour de travail.
Vous devez y renseigner, en particulier, l’identité et le numéro de Sécurité sociale de votre salarié, la date et l’heure de son embauche, ainsi que les informations relatives à son contrat de travail.
Une fois cette formalité accomplie, vous devez remettre une copie de la DPAE ou de son accusé de réception à votre salarié. Sachant que cette obligation peut être remplie en mentionnant, dans son contrat de travail, l’organisme destinataire de la DPAE.
Par ailleurs, si vous avez cessé d’employer du personnel depuis au moins 6 mois, le recrutement de votre salarié doit donner lieu à une déclaration préalable auprès de l’Inspection du travail par lettre recommandée avec avis de réception.
- L’inscription sur le registre unique du personnel
Tous les salariés de l’entreprise doivent figurer sur le registre unique du personnel.
Dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez établir et tenir à jour un registre unique du personnel. Vous devez y porter, dans l’ordre des embauches et de façon indélébile, les éléments relatifs à l’identité de vos salariés (nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité), leur emploi et leur qualification, leur date d’entrée et de sortie de l’entreprise, ainsi que le type de contrat de travail qui a été conclu (CDD, contrat d’apprentissage, contrat à temps partiel…). Sachant que ce registre concerne tous les salariés, y compris les intérimaires, et que les stagiaires doivent y être inscrits dans une partie spécifique.
- La visite auprès de la médecine du travail
Tous les salariés de l’entreprise doivent bénéficier d’un suivi médical réalisé par un service de santé au travail.
Dans les 3 mois qui suivent sa prise de poste effective, votre salarié doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention auprès d’un professionnel de santé (médecin du travail, médecin collaborateur, interne en médecine du travail ou infirmier).
- La formation à la sécurité
Une formation à la sécurité doit être dispensée à chaque salarié en tenant compte des risques existant dans l’entreprise.
Tout salarié nouvellement recruté, y compris un travailleur intérimaire, doit bénéficier d’une formation à la sécurité. Cette formation doit être appropriée aux risques existant dans l’entreprise et tenir compte de la qualification et de l’expérience du salarié concerné. Le programme étant établi en concertation avec le médecin du travail.
Cette formation doit aborder les thèmes suivants : les conditions de circulation dans l’entreprise (accès aux lieux de travail, issues de secours…), l’exécution du travail (fonctionnement des dispositifs de sécurité, par exemple) et la conduite à tenir en cas d’accident ou de sinistre.
- Les documents à remettre au salarié
Tout salarié nouvellement embauché doit se voir remettre les documents relatifs aux régimes de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire mis en place dans l’entreprise.
Vous devez informer votre nouveau salarié de la convention collective applicable à l’entreprise. De plus, vous devez porter à sa connaissance les régimes de prévoyance complémentaire (la mutuelle « frais de santé », notamment) et de retraite supplémentaire mis en place dans l’entreprise. À ce titre, vous êtes tenu de lui remettre les notices explicatives et les bulletins individuels d’adhésion afférents à ces régimes. Et, le cas échéant, pensez à délivrer un livret d’épargne salariale à votre salarié afin de l’informer des différents dispositifs instaurés dans l’entreprise.
- Les formalités spécifiques
D’autres obligations peuvent incomber à l’employeur, en particulier lors de l’embauche d’un jeune de moins de 16 ans ou d’un travailleur étranger non européen.
Certaines situations particulières peuvent vous obliger à accomplir des formalités supplémentaires. C’est le cas, par exemple, lorsque vous recrutez un jeune de moins de 16 ans durant les vacances scolaires. Vous devez préalablement obtenir l’autorisation de l’Inspection du travail.
De même, si vous souhaitez recruter un travailleur étranger non européen déjà installé ou venant d’arriver en France, vous devez vérifier l’authenticité de son titre de séjour ou de son autorisation de travail. Une authentification que vous devez demander à la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant la date d’effet de l’embauche du salarié.
Nos recommandations
Pour obtenir des informations sur les aides à l’embauche lors du recrutement d’un salarié ou toute autre subvention, contactez votre conseiller CAPEC RH.
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